Kraftringen: Ulrika Elming

Ulrika Elming: “Världens roligaste jobb, verksamhetscontroller på HSSEQ!”

Text och bild: Annika Sjögren

Behöver man ett leende och en trevlig pratstund en mulen dag på Kraftringen så är mitt råd att man söker upp Ulrika Elming, verksamhetscontroller på HSSEQ. Men när jag inte stör henne så arbetar Ulrika med Kraftringens miljö-, arbetsmiljö- och kvalitetsledningssystem. Vad det innebär pratade vi närmare om en dag i slutet av april.

Om en verksamhet inom Kraftringen vill ha hjälp att vidareutveckla eller förbättra sina arbetssätt eller vill ta sitt utvecklingsarbete ett steg längre inom miljö/arbetsmiljö/kvalitet efter en genomförd internrevision, så kan de kontakta Ulrika Elming. Tillsammans påbörjar man då ett arbete där verksamhetens processer/arbetsflöden kartläggs i detalj (Eller något annat som man sett ett behov av att undersöka.)

– Det låter kanske som enkla frågor: “Vad fungerar bra idag?” och “Vad vill ni göra bättre eller annorlunda?” men utifrån dem kan man förfina och fördjupa. Ofta är det bra ifall man kan förenkla en hantering, eller fundera på ifall man gör rätt saker, att det vi gör skapar värde för våra kunder. En vanlig kommentar jag får höra är: “Oj! Gör vi allt det här!”, säger Ulrika.

Ledningsprocessen

Att arbeta med ledningsprocessen faller också under Ulrikas arbetsuppgifter. Denna process tar sin början långt utanför Kraftringens fysiska väggar.

– Våra ägarkommuner ger oss direktiv om vad Kraftringen ska leverera. Detta sätter en boll (process) i rullning som i sin tur påverkar de mål, strategier, beslut och arbetssätt som vi har inom företaget.

– Inom ledningsprocessen blir jag lite av processägarens och processteamets högra hand. Jag försöker se till att vi har en röd tråd; från ägardirektiv, mål och strategier till våra individuella mål, säger Ulrika och fortsätter:

– Det kan bli tjatigt, men vi talar ofta om orden “kultur-struktur-systematik” – att vi alla bidrar till vår organisationskultur:

– Vi vill alla ha ordning och reda i våra arbetssätt och vi vill få återkoppling på vårt arbete. Det behövs för att vi skall kunna se så att vi är på rätt väg, att vi gör rätt saker som efterfrågas av våra ägare, kunder och övriga intressenter och inte minst att vi följer lagkrav.
Kraftringen måste som ISO-certifierat företag dessutom kunna visa att företaget har koll på sina kunder och vet vad kunden vill ha och vilka krav de ställer. Ulrika säger:

– Helst skall vi vara steget före kunden! Inom HSSEQ har vi olika specialistkompetenser, men det vi har gemensamt är att vi vill att våra kollegor lyckas i sina uppdrag! Då lyckas vi tillsammans, säger Ulrika men konstaterar också:

– Ibland driver jag och mina kollegor strategiska frågor och ställer krav, till exempel inom vårt ISO miljölednings- och arbetsmiljöledningssystem, men vi stödjer också verksamheterna inom våra specialistområden och utför olika uppgifter på verksamheternas uppdrag.

Ulrikas engagemang lyser plötsligt igenom:
– Det är en ynnest att få jobba med det jag gör! Det finns så mycket härligt engagemang hos kollegorna ute i verksamheterna som gör att jag har världens bästa jobb!

Ulrika Elmings uppdrag i korthet:

Ulrika arbetar med Kraftringens miljö-, arbetsmiljö- och kvalitetsledningssystem, samordnar koncernens interna och externa revisionsarbete (ISO miljö, kvalitet och arbetsmiljö), och är projektledare/projektstöd i verksamheters förbättringsarbete samt processledare för koncernen ledningsprocess.

Men att inte förglömma, även HSSEOs handledare till några av Lunds kommuns praoelever en gång per år.

Revisionsarbete

Även om utvecklingsarbetet är en del, så är egentligen samordning av revisionsarbetet inom koncernen med dotterbolag och majoritetsägda bolag en av Ulrika Elmings större arbetsuppgifter. Inom Kraftringen finns till exempel ett internrevisionsprogram vilket är ett krav om man skall vara ISO-certifierad. Syftet med internrevisioner är att säkra efterlevnaden av att verksamheten gör rätt saker på rätt sätt, har ordning och reda, jobbar med ständiga förbättringar, följer upp resultat och fattade beslut och sist men inte minst följer lagkrav.
Idag är Kraftringen, till exempel, ISO/kvalitets- och miljöcertifierade men ska under 2023 även certifiera sitt arbetsmiljöledningssystem.

– En internrevision består mycket av intervjuer av medarbetare, fältbesök och dokumentgranskning. Vi samtalar kring frågor om hur de jobbar och syftet är helt enkelt ständiga förbättringar.

– Vi undrar till exempel: Hur vet du att du gör ett bra jobb? Vilka mål har ni? Kan ni visa oss dem? Hur har det egentligen gått? Hur fungerar samarbetet med era kunder? Era leverantörer? Hur följs ärenden i ENIA upp? Pratar ni någon gång om miljö- och kvalitetspolicyn, värdegrunden eller vår elsäkerhetspolicy? Frågorna varieras beroende på var verksamheten befinner sig och om det är något speciellt fokusområde, exempelvis miljö eller kvalitet.

– Jag kan fortsätta hur länge som helst, konstaterar Ulrika och småskrattar.

– Det är gott och blandat när man är ute och ibland kan situationen bli lite rolig: Typ att man får svar som: “Det är klart att vi har mål! Fast jag vet inte vilka.”

– Men vi får också ofta återkopplingen att våra kollegor uppskattar att de får tid till att samtala, reflektera och att någon “utifrån” hjälper en att se ens förbättringsområden men även styrkor.

Efter varje revision skrivs en rapport. Internrevisorerna beskriver dels positiva saker, men naturligtvis också det man ser att verksamheten, ibland genast, måste åtgärda.

– Men det är viktigt att påpeka att vi också skickar med förbättringsförslag som chefen själv tar ställning till om de vill gå vidare med och, som sagt, även positiva saker och beröm lyfts för det är också viktigt!

En sammanställning av resultatet från alla internrevisioner följs upp av koncernledningen minst årligen, och oftare ute i verksamheterna.

Ulrikas arbetsuppgifter varierar efter behov. En är gå in som projektstöd/projektledare om en verksamhet eller avdelning har önskemål eller behov av detta. I denna roll hjälpte hon till exempel Försäljning- och Kundrelationer i arbetet när Kraftringen och Skånska Energi gick samman. Och just nu jobbar Ulrika som projektledare med Kraftringens arbetsmiljöledningssystem som nästa år ska upp till bevis och certifieras enligt ISO45001. Ulrika säger:

– Vi kan ibland vara lite som Kraftringens egen “Task force”, vi på HSSEQ!

Bakgrund för en verksamhetscontroller?

Ulrika är företagsekonom i botten och har jobbat mycket med affärer och utbildning samt har haft utvecklings- och chefsroller på många olika företag och kommuner. Som chef på kundserviceföretag, publik chef pa Dunkers kulturhus i Helsingborg, som sälj- och produktchef på ett större rederi i Ryssland, som projektledare pa Sveriges Turistråd (Visit Sweden) i Nederländerna, management och utbildningskonsult, kvalitetschef i Ängelholm, administrativ chef i Lunds kommun, utvecklingsstrateg med mera.

– Jag tror framförallt att mina 15 år i offentlig sektor har givit mig en stor vana att jobba med strategisk verksamhetsutveckling och strategiskt kvalitetsarbete.

Och så det vi alla undrar: Hur hamnade en Boden-jänta i Skåne?
– Ja, jag arbetade för hundra år sedan som managementkonsult i Amsterdam och planerade att stanna där, men så var det den här trevlige svensken på en IKEA-fest och så blev det Helsingborg i stället.

Men ett steg tillbaka! Hur hamnade du i Holland?
– Jag jobbade som sales- och product manager för ett finskt-svenskt företag i St Petersburg i början av 90-talet, vilket var väldigt kul och spännande! Det var då gamla Sovjet öppnade upp och mycket pionjärsanda när öst och väst möttes och nya marknader skapade. Men efter ett par år började tyvärr även maffian märkas av mer och mer, så via kontakter fick jag nys om ett ledigt jobb som projektledare på Sveriges Turistråd i Nederländerna istället. Det kändes betydligt tryggare.

Vem är Ulrika?

Namn:
Ulrika Elming

Ålder:
55 år.

Bor:
I Helsingborg med man och två tonårsdöttrar.

Utbildning:
Företagsekonom.

Vad drog dig till Kraftringen?
– Jag jobbade tidigare på Lunds kommun som kvalitetsansvarig och fick då ett mycket gott intryck av Kraftringen.

– Det i kombination med hållbarhetsarbetet, ambitionerna, framtids- och samhällsfokuset, men kanske framför all viljan på företaget, fick mig att känna, att där vill jag jobba!

Fritid:
– Jag gillar det mesta: Skidåkning, cykling, golf och vandring, trädgård, kultur, goda viner och mat och bubbel med nära och kära. Ja, jösses, jag gillar ju allt!

– Jag är en sportig typ. Du vet, i Boden som jag kommer ifrån, där brukade vi skoja om att antingen blev man sportfåne eller raggare! Och eftersom mamma och pappa var sportfånar så blev jag och brossan det också.

Du har också en spännande bisyssla som utvärderare på SKR Ekonomi & Styrning. (SKR= Sveriges Kommuner och Regioner.) Vad innebär det?
– Jag granskar hela kommuner eftersom de har en tävling vart annat år som heter "Sveriges kvalitetskommun" och jag är en av de utvärderare som åker landet runt och besöker de kommuner som vill vara med i tävlingen.

Vem är Ulrika i fem ord?
– Glad, snabb, otålig, nyfiken... och snäll!

Sol eller snö:
– Snö! Snö garanterat! Ser du inte hur blek jag är?