Kalle Norberg – en arkivarie av sin digitala tid!

Text och bild: Annika Sjögren

Kalle Norberg tar hand om Kraftringens historia. Arkiverar den och bevarar den. Hans tjänst som arkivsamordnare är dock varken dammig eller antik. Dagens arkivering gör att man måste ha koll på de senaste digitala systemen och alltid fundera kring vad man gör med en ständig teknisk utveckling.

När Kalle Norberg kom till Kraftringen för åtta år sedan började han som inhyrd konsult i receptionen. Efter olika kortare sejourer på andra ställen inom företaget – till exempel på kundservice – så började han, för tre år sedan, i sin nuvarande roll, som arkivsamordnare. I den rollen är det positivt att ha erfarenhet och inblick i företaget sedan tidigare.

Vi träffas nere i arkivet i källaren – i gången mellan de två raderna av höga arkivhyllor på hjul – där det är tyst, svalt och skönt. Kanske är det inte det första man tänker på men Kalle Norberg påpekar att det inte finns några elkontakter i lokalen och ljuset får man tända på väggen ute i källarkorridoren. Allt för att det inte skall riskera uppstå en brand. Men motsatt till vad man kan tro är det inte här, nere i det fysiska arkivet, som Kalle tillbringar sin mesta tid. Precis som många av oss andra sker det mesta av hans jobb bakom en datorskärm.
– Att ha en så här pass fin arkivlokal är en lyx och det underlättar arbetet mycket men vi får inte in så där våldsamt många pappershandlingar längre, utan vi är digitala som alla andra.

Det har varit en händelserik vår under 2022 för Kalle Norberg. Ledningssystemet, som han är systemansvarig för, har fått en större uppdatering till en ny version. Men även arkivsystemet är helt nytt. Public 360 har bytts ut mot diariesystemet W3D3 som nästan precis kommit på plats. Detta nya arkivsystem skiljer sig ganska mycket från Public 360 i vilket man tidigare arbetade och man har behövt bekanta sig med det och komma in i nya arbetssätt. Men nu är både Kalle och receptionisten Anna Roback på gång bra och just nu tweak:ar de mest arbetsprocesserna.

I juni genomförde Stadsarkivet dessutom en tillsyn av Kraftringens arbetssätt inom arkivområdet. Bolaget fick goda vitsord både vad gäller den fysiska arkivlokalen och för arkivets processer och beskrivna rutiner. Faktum är att Kraftringen ligger i topp inom kommunen – bolaget har bra koll på sitt arkiv.
– Det är glädjande, och vi tar det givetvis som ett kvitto på att vi är på rätt spår, säger Kalle.

Varför bytte ni arkivsystem?
– Public 360 är ett dokumenthanteringssystem som vi ”råkade” använda för arkivering. W3D3 kommer på ett bättre sätt att möjliggöra e-arkivering med hjälp av SkånEarkiv, i vilket vi kan bevara och hantera digital information långsiktigt så som vi faktiskt är skyldiga att göra enligt lag. Det underlättar det dagliga arbetet men hjälper även organisationen i stort med att få kontroll på de olika verksamheternas information, berättar Kalle Norberg.

SkånEarkiv, ett elektroniskt arkiv som ägs gemensamt av 16 skånska kommuner. Arkivet drivs av en förvaltningsorganisation som finns i Lunds kommun och är ett sätt att förbereda kommunerna på en alltmer digital värld. E-arkivet skall öka tillgängligheten för offentlig information, skapa struktur samt skapa besparingar för de kommuner som valt att ansluta sig.

– Det analoga arbetssättet med att överlämna pappershandlingar till sin sista vila på stadsarkivet kommer att minska mer och mer och genom denna lösning skall vi i framtiden, förhoppningsvis, även lätt och enkelt kunna överlämna digitala handlingar till Stadsarkivet, säger Kalle.

– Att vi dessutom vinner kontakten med dessa 16 kommuner är bra eftersom det innebär att vi nu också kan samverka kring frågor som rör hur vi på bästa sätt arbetar med arkivering och med alla de frågor som uppstår kring detta.

Kraftringen har inte varit jätteduktiga på att leverera material till Stadsarkivet fram till nu men det är företaget inte ensamma om eftersom det är en byråkratisk och snårig administrativ process. Kalle Norberg har dock precis börjat arbeta på en leverans till Stadsarkivet och det arbetas aktivt på att leva upp till deras förväntningar och önskningar bättre.

– Faktum är att flertalet av de kommunala bolagen i Lunds kommun inte har levererat något sedan 1999.

– Om jag får gnälla lite så tror jag att det har funnits en viss otydlighet i kommunikationen, samt en brist på uppföljning. Kanske är det en liten överdrift att säga att bolagen historiskt har varit lite styvmoderligt behandlade, men klart är att förutsättningarna ser lite annorlunda ut för oss. Nu är det dock bättre och vi har ett väldigt gott samarbete med Stadsarkivet.

Vilka regler kring att spara, arkivera eller ställa av material finns?
– Fakturor, gallras och slängs efter sju år. Men tittar man på de ”tyngre” dokumenten och handlingarna så som diarier, policydokument, de som rör olika riktlinjer, bolagsdokument och liknande så skall de, som sagt, bevaras och överlämnas till Stadsarkivet.

– Helt vattentäta skott på vad som är vad – släng eller spara – är dock svårt att redogöra för till 100%.  Vi har i Ledstången en omfattande dokumenthanteringsplan som reglerar gallringsfrister med mera, men givetvis ställs vi ofta inför situationer där tolkningar och värdering av information måste göras. Planen uppdateras därefter – den är tänkt att vara ett levande dokument som ska motsvara våra faktiska arbetssätt.

Rollen som arkivsamordnare har funnits i olika former  på Kraftringen genom åren och det innebär att den grundläggande strukturen fanns på plats när Kalle Norberg började.

– Dessutom har de varit väldigt noggranna så att ha det arbetet att lutas sig emot är en lyx. Jobbet är inte helt lätt alla gånger men jag har, tack vare den välorganiserade strukturen, mycket goda förutsättningar för att göra jobbet bra!

Men, är det ändå en relativt annorlunda tjänst. som varit utmanande att ta sig an?
– Även om jag blev lite ”inslängd” på den här tjänsten och min inlärningskurva därför blev ganska brant så var det samarbetet med min företrädare Elisabeth, som gjorde att jag fick grunderna och lärde mig hantverket.  Jag skulle nog kalla det en riktigt kul utmaning!

Utlämnande av allmän handling

Att ta hand om ”papper” fysiska eller digitala är en del av arkivarbetet. Men det finns även en aning tyngre och framförallt mer publik sida. Det är när Kalle Norberg får in ärenden som gäller utlämnande av allmän handling.

– Dessa ärenden kan vara känsliga och då upplevas som både spännande och kusliga. Nåja, det är väl att överdriva, men åtminstone i början fick jag upp pulsen lite, säger Kalle och berättar vidare:

– Eftersom vi är ett offentligt bolag så har allmänheten rätt att efterfråga handlingar som finns hos oss och har i regel rätt att vara anonyma. Men även om de uppger sitt namn så är det svårt att riktigt veta vad som föranleder det hela. Vilken agenda de har, det kan göra det lite nervöst.

– Givetvis förekommer både rättshaverister och de som är agendadrivna och kanske letar minsta fel hos Kraftringen generellt, konstaterar Kalle.

Vad gör man om man blir osäker på vad handlingen skall användas till?
– Ibland kanske man lite försiktigt ber om tydliggörande från den som begärt ut handlingen och i bra fall kan det rent av utvecklas till en god dialog med den personen.

– Men visst, man kan också mötas av protester. Då är det till att vara saklig och korrekt och kunna visa på att det beslut vi har tagit är korrekt givet förutsättningarna.

Det finns formkrav för hur de här ärendena ska handläggas och det är givetvis viktigt att det görs helt, som Kalle uttrycker det, “by the book”.  Rutinen för utlämnande av allmän handling finns i Ledstången och den följer företaget. Det är ett arbetssätt som är väl inarbetat och som fungerar bra, enligt Kalle Norberg.

Så du får in en förfrågan om att lämna ut en allmän handling. Vad gör du då?
– Vi gör en sekretessprövning och maskar efter den eventuellt information.

– Det är viktigt att allt går rätt till och att vi följer alla formkrav. Vill vi sekretessbelägga så är det viktigt att vi argumenterar för detta på ett korrekt och väl uppbyggt sätt. Det kan inte ske godtyckligt från vår sida.

– Om vi sekretessbelägger en handling så har den som bett att få den utlämnad och önskat att få ta del av den, möjligheten att få ett formellt sekretessbeslut som går att  överklaga till kammarrätten i Göteborg. Detta är också en sak som vi är skyldiga att upplysa om.  Det formella sekretessbeslutet undertecknas ytterst av firmatecknare eller delegerad.

Har du sett att något du har lämnat ut hamnat, exempelvis, i tidningen?
– Ja, det har hänt någon gång men i regel handlar det inte om journalister. Däremot finns det en särskild business kring företag som har specialiserat sig på att ta fram data från offentliga verksamheter. Detta för att sedan kunna sälja denna data vidare eller för att skapa marknadsanalyser av olika slag.

– Det är ganska vanligt att de begär ut leverantörsavtal för att titta på hur de är utformade. Som väl är, är de förfrågningarna väldigt generiska och relativt lätta att spotta. Inköp har också en väldigt bra rutin vad gäller detta, berättar Kalle och fortsätter:

– Vi måste naturligtvis skydda vår leverantör och, till exempel, deras prisuppgifter så de ärendena hamnar oftast under sekretesstämpeln. Vi kan inte lämna ut uppgifter om ett företags interna affärs- och driftförhållande.

– Kraftringen är konkurrensutsatta och vi har också stora intressen att skydda så försiktighet är en dygd när vi sysslar med det här. Till exempel, information om våra affärs- och driftförhållanden och detaljerad information om våra processer ofta att räkna som affärshemligheter.

Vad ar det svåraste i din tjänst?

– Hm, mitt största problem ar nog att få folk att göra rätt.

– Vi har en väldigt bred organisation, både genom att vi har skilda verksamheter men också stor geografisk spridning. Att vi alla arbetar som en helhet och att vi säkerställer att vi har en enhetlighet när handlingar blir, till exempel, diarieförda och arkiverade som de skall är nog det svåraste tror jag.

– Vi har en centraliserad registratur och posthantering och det vi vill stärka upp ytterligare nu med W3D3 för vi tror att det är vägen att gå och en framgångsfaktor.

Men, som Kalle Norberg sade tidigare, transparensen kring utlämnande av handlingar är viktig så Kraftringen har ett formulär på den externa webben som beskriver hur man går till väga för att få ta del av en allmän handling som medborgare. Det finns en affärsmässighet i det, konstaterar Kalle. Att Kraftringen potentiellt bygger varumärket genom att vara verkligt transparenta. Att alla kan kolla om bolaget sköter sig helt enkelt.
Kalle påpekar att det står i Kraftringens ägardirektiv att företaget skall agera på affärsmässiga grunder och av den anledningen är bolaget ofta ganska restriktivt vad gäller att lämna ut handlingar. Därtill kommer det säkerhetspolitiska läget just nu. Kraftringen har delar av sin verksamhet som lyder under säkerhetsskyddslagen.

Hur fungerar upphandlingsprocesser i sammanhanget?
– Det råder strikt sekretess under en upphandlingsprocess fram till dess att tilldelningsbeslutet offentliggjorts eller delgivits. Men efter det så kan anbudsgivarna begära ut varandras anbud och det gör de i regel i större upphandlingar, säger Kalle.

När du funder ar på att använda ”sekretess-stämplen” – hur gör du din bedömning?
– Processen ser aningen olika från gång till gång, men oftast så räcker det med att läsa igenom dokumentet och eventuellt diskutera saken med, till exempel, Inköp eller med leverantören. Ytterst så är det firmatecknare eller delegerad som undertecknar ett formellt sekretessbeslut.

Men hur fungerar det med sekretessen i handlingar som överlämnas till Stadsarkivet? Jo, då övertar de ansvaret att sekretessbelägga handlingarna. Det finns också tidsfrister och preskriberingstider i offentlighets- och sekretesslagen. Där finns beskrivit hur länge sekretess gäller för olika handlingstyper. Dessutom har de avtal och liknande – som Kraftringen överlämnar – ganska många år på nacken när Stadsarkivet väl får dem. Handlingar som bolaget fortfarande kan ha behov av i verksamheten överlämnas inte. Allt detta förutsätter, inflikar Kalle, att man har en viss förståelse för verksamheten och vad det är man har framför sig för att kunna göra en korrekt sekretessprövning.

– Är ett dokument väldigt tekniskt måste jag själv, till exempel, ta hjälp av någon av våra kollegor för att kunna ta rätt beslut.

Vi har pratat länge nu. Några ”sista” ord?
– Det här med det fysiska arkivet är ju charmigt, nästan lite terapeutiskt, men vi får inte glömma att de gradvis är på väg bort tack vare den digitala tid vi lever i. Som väl är kommer stadsarkiven och större centralarkiv finnas kvar men i stort så tycker jag att vi kanske borde sluta tala om ‘dokument hantering’ och istället börja prata om informationsförvaltning, säger Kalle.

Han avslutar:
– Det är ett bredare begrepp och då kanske det blir lättare för folk att förstå att det handlar om så mycket mer än om pappret som vi har i handen. Det finns så många fler dimensioner och aspekter på arkivering.  Exempelvis informationssäkerhet och frågor om datakvalitet generellt.

– Allt som händer med Microsoft 365 och hela den resan, till exempel. Där finns ju hur mycket som helst att göra så det är ett spännande spår framåt vad gäller mitt arbete!

Vem är Kalle?

Namn:
Kalle Norberg.

Ålder :
34 år.

Bor:
Lund

Familj:
Sambo och en liten på gång.

Vilken utbildning krävs för din tjänst?
– Många som arbetar i min roll ar utbildade pa ABM-programet. (Arkiv-, biblioteks- och informationsvetenskap samt museologi, reds anm.)

– Beroende pa hur man ser det kan man nog kalla min kompetens bred och spretig. Min examen har jag i religionsvetenskap pa Lunds universitet men jag har pluggat en massa ekonomi också. Så det är både humaniora och siffror för mig. Kanske ett förenande av motpoler, men en bra grund.

Hur kunde det bli så rörigt?
- Jag kände när jag läste på pol kand-programmet här i Lund att jag ville jobba inom offentlig förvaltning eller inom akademin och så därför valde jag nationalekonomi som huvudämne. 

– Kopplingen som ekonomi har till psykologi, till exempel vad gäller beslutsfattande, är intressant. Hela problemlösningsbiten: "Hur effektiva kan man göra saker om man optimerar?"

– Men sedan... Ja, det var väl inte riktigt mitt sanna kall kanske? Sá jag bytte till religionshistoria i stället eftersom det är så brett. Så gamla urkunder är inte helt främmande för mig!

– Skämt átsidol Min uppsats skrev jag om den reseskildring som Mark Twain skrev när han reste i Mellanöstern i slutet av 1800 talet. Det var ett oerhört spännande material att använda och fördjupa sig i!

Fritid?
–Det blir mycket cykling. Tävlingscykling med bockstyre och hela den biten.

– Men jag gillar också matlagning och ja, kultur generellt. Film. Musik. Litteratur.

Vem är Kalle i fem ord?
– Okej, ja, men då är ju jag… V ad ska man säga?

– Jag är nyfiken, kan man väl säga. Jag gillar att lära mig saker. Sedan så är jag strukturerad, vilket ju krävs i min yrkesroll, men också mycket kreativ. Kreativ problemlösning gillar jag!

Om allmän handling och arkiv

Kraftringen är ett kommunägt bolag som omfattas av offentlighetsprincipen, vilket bland annat innebär att vi måste registrera handlingar och arkivera dem på ett lagenligt och ansvarsfullt sätt. Allmänheten har rätt att ta del av våra allmänna handlingar såvida de inte omfattas av sekretess.

Diariesystem
Kraftringen använder systemet W3D3 för att registrera/diarieföra handlingar.

Hur slänger man en handling?

Gallring i den högra delen av det fysiska arkivsystemet görs årligen. I regel precis efter nyår och det blir verkligen en hel del som försvinner. Åren 2021 och 2022 gallrades cirka 900 kg vardera per år.

– Ja, det är ett snitt så det är en hel del, konstaterar Kalle Norberg och fortsätter:

– Men skulle man titta på ett större arkiv, som Region Skånes, ja, då talar vi ju om tiotals ton.

Rent praktiskt läggs dokumenten i ett sekretess-kärl som sedan destrueras av företag som håller på med just sådant arbete. Själva gallringen följer naturligtvis årtalet men det är ändå viktigt att titta igenom allt och göra en skattning så att inte något som bör sparas slinker med.

(Länk) Rutin för vad som gäller vid utlämnande av allmän handling.

(Länk) Visste du att du kan söka i de delar av arkivet som inte är så hemliga? Det gör du här!

(Länk) Rutin för vad som gäller vid arkivering av handling på Kraftringen.

Följ med på en tur i Kraftringens arkiv!
(Länk) En analog resa i arkivet! Klicka dig vidare bland bilderna.

Arkivering i digitaliseringens era!

Kraftringens gamla intranät “Insidan” är förvandlad till en databas och arkiverad för framtida historiker att hitta men läsa den kommer att vara svårt.
Hur fungerar det med att arkivera saker som inte är s å handfasta som en faktura? Var hamnar vi ad gäller arkivering i den digitala eran.

Artiklar som denna, till exempel. De är ju intressanta för eftervärlden även de. Eller?
– Ja, det är lättare att förstå att man skall spara en kvartalsrapport, till exempel. Men jag ser till att spara även annat, berättar Kalle Norberg.
Kalle säger att detta dock handlar mer om ”tyngre” nyheter så som att information gick ut om krigsplaceringen, exempelvis. Även vilka åtgärder Kraftringen vidtog under covidpandemin har Kalle dokumenterat.

– Jag ser också till att spara Kraftkällan Live-sändningarna men till skillnad från material i papper, som gamla personaltidningar, så kommer vi framåt stöta på problem. Detta eftersom tekniken att läsa och se material som, exempelvis, Kraftportalens nyheter eller live-sändningarna inte längre finns

– Men jag kämpar ändå för att man skall kunna titta tillbaka på Kraftringens hela verksamhet. Vad hände för 20 år sedan? För 35 år sedan? Det behövs!
Kalle Norberg fortsätter:

– Rapporter och siffror i all ära, men det är inte det som framtidens historiker kommer att leta efter. Det gäller att inte tappa det mänskliga i den digitala eran.

– Liksom, hur intressant är kvartalsrapporten om någon om 150 år är intresserad av att skriva en bok om Kraftringen?

– Det är inte den som kommer att skapa historien om Kraftringen utan det är kanske det som Sezgin nämnde om covid i sin kvartalsändning i mars 2020 och liknande!

Kalle konstaterar dock även att pendeln tycks ha svängt lite till skillnad från i början av 2000-talet då vi alla var så upplyfta av allt digitalt och tänkte att vi inte behövde spara på någonting längre. Vi är nu medvetna om att det inte riktigt stämde tack vare den snabba tekniska utvecklingen.

– Det är helt klart en förlust, konstaterar Kalle.

– Vi har tappat mycket historia från de tidiga åren av 2000-talet. När våra kunder frågar efter handlingar från den tiden då har vi svårt att ta fram dem eftersom det har försvunnit i system som inte används längre. Och det är vi inte ensamma om.

– Be mig att ta fram en ritning på en anläggning i en villa från 1964 och jag kan förmodligen hitta den men gäller det en ritning på en villa från 2004 så är det nästan omöjligt.

– Man kan inte kalla det förvanskning men framtida historiker kommer ha svårt att få fram de mjuka värdena och den kultur som finns i väggarna på ett företag.

Kalle skrattar lite och säger:
– Ser man på representationsräkningarna och bilagda kvitton  från Systembolaget från förr så kan man se att inte precis allt var bättre förr. Men även i det finns en lärdom, avslutar han.

Dokumenthanteringsplanen

Under våren 2021 blev Kraftringens dokumenthanteringsplan färdig. Den beskriver vilket system en viss handlingstyp skall registreras eller hanteras i.
Till exempel, Unit 4 Agresso för fakturor, Pivotal för kundavtal och kundärenden, med flera. Planen beskriver också vilka gallringsfrister som gäller samt hur många år något som arkiveras skall bevaras.

(Länk) Dokumenthanteringsplanen hittas i Ledstången.

I dokumenthanteringsplanen, som baseras på Kraftringens processer, finns även information, hur man behandlar känsliga personuppgifter, informationssäkerhetsklassning och mycket annat.

– Även all informationen om våra processer finns där, berättar Kalle Norberg och förtydligar:

– Våra ledningsprocesser, våra affärsprocesser, stödprocesser.
Allt detta blir till sist mycket information som bör hållas uppdaterad vilket skapar en utmaning trots att det inte sker varje dag. I detta tar Kalle stöd av sina kollegor ute i verksamheten.

– Det är inte lätt alla gånger och där är man beroende av att ha personer nära som man kan stämma av med lite då och då. ”Hur ser det ut?”, ”Har det skett några förändringar?”
Kalle funderar en stund och konstaterar till sist:

– Det tar sin lilla stund att lära sig det här. Jag tror att det hade varit jättesvårt att ta denna tjänst om jag inte hade en mångårig erfarenhet av Kraftringen sedan tidigare och mitt nätverk här som jag kan ta hjälp av.

– Att ett fysiskt papper skall vara certifierat enligt vissa parametrar för att vara arkivgodkänt, att en viss standard gäller eller hur lagstiftningen ser ut, det kan man ju läsa sig till. Men det här praktiska handhavandet, att förstå hur det funkar just på Kraftringen, är någonting helt annat.

Styrande dokument

Är dokument som styr verksamheten, till exempel, policyer, riktlinjer, rutiner, checklistor, mallar. HSSEQ:s styrande dokument finns i Ledstången och hanteras genom godkännandeflöde och med versionshantering.

Redovisande dokument

Är övriga typer av dokument såsom rapporter, protokoll, miljöaspektregister et cetera. Dessa behöver inte ligga i Ledningssystemet.